“De mensen die hier werken zijn heel gevoelig voor prikkels, daarom is structuur zo belangrijk maar hier echt essentieel.”

‘Van een blaadje naar een plaatje’

Bij de afdeling digitaliseren worden papieren dossiers omgezet naar digitale files. Er werken zo’n 60 mensen, waarvan een derde gedetacheerd. Arjen Krale en Hans Rademaker zijn beide teamleiders vanaf het eerste uur en hebben deze afdeling opgebouwd. Arjen en Hans werken al 15 jaar samen, al deden ze de eerste jaren re-integratie en detachering. De samenwerking gaat als in een goed huwelijk: ‘soms mot en soms heel veel lol’.

Hans en Arjen zijn complementair in hun werken en denken ook anders over dingen, waarbij de een bedachtzamer is dan de ander. Arjen doet met name technische zaken en Hans de logistiek: ‘We sparren veel. Het belang van de klant, maar vooral ook van onze mensen, staat bij alles voorop.’

De mannen vertellen met smaak over hun eerste grote opdracht, voor het Stadsarchief: ‘Inhoudelijke kennis was niet nodig. Alleen begeleiding. Stadsarchief zou inhoudelijke begeleiding doen. Maar in de praktijk werkte dat niet. Alle documenten moesten verdeeld worden over vijf bakjes- Financiële documenten, besluiten, aktes, correspondentie, dat moest allemaal onderscheiden worden. We hebben het werkproces aangepast, dat bestaat uit: Categoriseren, opschonen (nietjes verwijderen) , scannen, (apart per tekening/document) en vervolgens weer samenvoegen.’

Eredivisie van het digitaliseren

Met de eerste opdracht voor het Stadsarchief bleek de afdeling meteen ook een mega-opdracht in huis gehaald te hebben. Er werkten op een gegeven moment 150 mensen en het project duurde uiteindelijk drie jaar. Met het Stadsarchief werd qua digitaliseringstandaarden de lat meteen hoog gelegd en daardoor staat het digitaliseringswerk van Pantar bij klanten als heel goed bekend.

Van de oorspronkelijke groep van 15 werkt een substantieel deel nog steeds bij Pantar. Iemand is bij het Stadsarchief komen te werken en geeft nu les over de dossiers. Wat is het geheim van het succes van de afdeling?‘ We kijken naar bepaalde competenties en mensenkennis: passen ze bij elkaar? We streven naar een zelfsturende groep, zonder sfeerbedervers, hebben ze iets over voor elkaar? Je moet kunnen accepteren als iemand zegt dat je een fout hebt gemaakt. De mensen die hier werken zijn heel gevoelig voor prikkels, daarom is structuur zo belangrijk maar hier echt essentieel. Sfeer is al die jaren hetzelfde gebleven. We nemen mensen serieus. We kunnen de lamp uitdoen, alles gaat gewoon door. Ze gaan zelf hun eigen werk pakken.’

Oogappeltje

Zelfredzaamheid stimuleren is belangrijk. Als mensen met vragen komen, is het antwoord altijd: ‘wat denk je zelf’. Iedereen is schakel in het team en gelijk. En zo hebben ze mensen zien groeien: de jongen die eerst alleen productiewerk en mailings deed, is nu gedetacheerd en is beëdigd. Dat was ‘ons oogappeltje’.

De afdeling is sinds vier jaar ISO-gecertificeerd en klanten komen uit het hele land. Communicatielijnen zijn kort en gaan vooral via whatsapp-groepen. Veel acquisitie gaat via LinkedIn. ‘We zijn heel eerlijk over wat we wel en niet kunnen. En we contacteren elke week klanten waar medewerkers gedetacheerd zijn. Vaak horen we dan : wat hebben jullie goede mensen.’ We bellen ook altijd terug na drie maanden, of alles naar tevredenheid is.

Geïnteresseerd in wat onze afdeling Digitaliseren voor u kan doen? Meer weten over social return? Mail of bel accountmanager Ellen Bos: 06-83207790 / ellen.bos@pantar.nl

#waardeinwerk

Bekijk hier onze andere inspirerende #waardeinwerk verhalen.

Maggie en Pantar

Jarenlang lukte het Maggie niet om passend werk te vinden. Tot ze bij Pantar aan de slag ging. “Het voelde hier meteen als een warm thuis."